Privacy Statement

Controlyse, gevestigd aan:

Johan Huizingalaan 400
1066 JS in Amsterdam

is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Controlyse B.V.
info@controlyse.nl
020 – 26 12 499
https://controlyse.nl

Harold den Heijer is de Functionaris Gegevensbescherming van Controlyse, hij is te bereiken via bovenstaande contactgegevens.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Controlyse verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

NAWTE-gegevens voor contact en correspondentie

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Controlyse verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Controlyse verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Controlyse verwerkt ook persoonsgegevens als wij daarwettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben om te kunnen voldoen aan de Fiscale wetgeving en-of Jaarrekeningrecht.
• Het afhandelen van jouw betaling.
• Om jou te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Controlyse neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Controlyse) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Controlyse bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

NAWTE-gegevens gerelateerd aan gebruik contact- of nieuwsbriefformulier worden bewaard tot verbreken van de klantrelatie of indien je bezwaar maakt. NAWTE-gegevens gerelateerd aan fiscale aangiften worden 7 jaar of 10 jaar (onroerende zaken) na verbreken van de klantrelatie bewaard om te kunnen voldoen aan de Fiscale wetgeving en-of Jaarrekeningrecht. Financiële en Bijzondere Persoonsgegevens die gebruikt zijn voor de verwerking van fiscale aangiften worden 7 jaar of 10 jaar (onroerende zaken) na verbreken van de klantrelatie bewaard om te kunnen voldoen aan de Fiscale wetgeving en-of Jaarrekeningrecht.

Delen van persoonsgegevens met derden

Controlyse deelt jouw persoonsgegevens met verschillende instanties als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een wettelijke verplichting zoals de Fiscale wetgeving en-of Jaarrekeningrecht.

Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van deze gegevens. Gegevens van cliënten die via de door Controlyse geleverde cloud services worden verwerkt, worden niet verwerkt en niet gedeeld met derden door Controlyse zelf.

Gebruik van cookies op de website

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. We gebruiken vier soorten cookies. Ten eerste de noodzakelijke cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Daarnaast zijn er statistiek-cookies, die geanonimiseerd gegevens verzamelen over het gebruik van onze website en ons helpen de site te optimaliseren. Voorkeur-cookies helpen jouw voorkeursinstellingen (zoals voorkeurstaal) te onthouden. Ook plaatsen we marketing-cookies, die jouw surfgedrag bijhouden. De cookies uit embedded content afkomstig van social media sites als bijvoorbeeld Google, Hotjar, YouTube, Facebook, Instagram en LinkedIn vallen eveneens onder deze categorie. Daarnaast maakt de site gebruik van analytische cookies van derden, zoals Google (zie ook Gebruiksvoorwaarden voor Analytics en Trackingtools). Deze cookies staan hieronder apart benoemd. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

a) Google Analytics
Controlyse maakt gebruik van de webanalysedienst Google Analytics van Google Inc. (“Google”) om het gebruik van de websites te analyseren. De door cookies gegenereerde informatie over het gebruik van de website wordt gewoonlijk overgebracht naar een server van Google in de VS en daar opgeslagen. Controlyse gebruikt Google Analytics uitsluitend met de extensie “ga (‘set’, ‘anonymizeIp’, true)” om ervoor te zorgen dat IP-adressen alleen als verkorte versie worden verwerkt en om een directe verwijzing naar individuele personen uit te sluiten. Google mag informatie met derden delen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden informatie namens Google verwerken. Google zal het IP-adres van gebruikers in combinatie met andere gegevens van Google niet openbaar maken. Gebruikers kunnen de registratie en opslag van gegevens door Google Analytics te allen tijde voorkomen door een door Google goedgekeurde browser-plug-in te installeren, die kan worden gedownload via de volgende link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en.

b) Universal Analytics
Controlyse maakt gebruik van de universele analytische functies van Google. Met deze functies kan Controlyse socio-demografische gegevens over gebruikers met een Google ID (indien beschikbaar) en Google-cookies uit reclame-inhoud (DoubleClick) registreren en analyseren. Als er een Google ID beschikbaar is, registreert de gegevensbeheerder deze gegevens ook op alle apparaten (bijvoorbeeld als gebruikers een smartphone en een pc gebruiken) om bezoekersstromen op alle apparaten te analyseren. Gebruikers kunnen de registratie en opslag van gegevens door Google te allen tijde voorkomen door een door Google goedgekeurde browser-plug-in te installeren, die kan worden gedownload via de volgende link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en.

Google Analytics

Google Analytics wordt geleverd door Google Inc, 1600 amfitheater Parkway, Mountain View, CA 94043, Verenigde Staten (“Google”). Wij gebruiken Google Analytics met de extra functie die Google biedt voor het anonimiseren van IP-adressen: Het IP-adres van Google is meestal al ingekort binnen de EU en alleen in uitzonderlijke gevallen in de VS en in ieder geval alleen in verkorte vorm opgeslagen. Hier kun je de voorschriften voor de gegevensbescherming bekijken https://privacy.google.com/businesses/processorterms/.

Als je in iOS bezwaar wil maken tegen het volgen van Google Analytics (Opt-Out), ga je naar de systeeminstellingen en deactiveer je de toegang van Google Analytics in de app.

Als je niet wil dat Google Analytics jouw doen en laten volgt op Android (Opt-Out), gaat je naar de instellingen van de app en deactiveer je de toegang van Google Analytics daar.

Facebook, Instagram & LinkedIn advertenties

Controlyse maakt gebruik van cookies en pixels, die worden ingezet voor advertentie doeleinden. Dit maakt het mogelijk om op basis van jouw interesse en (klik)gedrag binnen onze website, relevantere advertenties te tonen buiten onze website en het resultaat daarvan te meten. Als je bijvoorbeeld LinkedIn, Facebook of Instagram gebruikt en bepaalde pagina’s van onze website heeft bezocht, kun je als gevolg daarvan advertenties van ons langs zien komen op de social mediakanalen Facebook, Instagram en LinkedIn die verband houden met jouw eerdere bezoek. De pixel slaat informatie op over of je ingelogd bent en over jouw interesseprofiel. Vervolgens kan reclame worden getoond (“retargeting”). We plaatsen dit soort cookies alleen als jij ons hier toestemming voor geeft. Zonder toestemming kun je de pagina gewoon blijven gebruiken en daarbij kun je altijd bezwaar maken tegen deze vorm van profilering. Deze toestemming kun je geven wanneer je de website voor de eerste keer bezoekt. Wij gebruiken hiervoor de tool Cookiebot. Voor meer informatie over Cookiebot zie: https://www.cookiebot.com.

Google Ads

Wij maken gebruik van Google Ads om onze diensten middels advertenties te promoten op externe websites. Om de effectiviteit van deze advertenties te kunnen meten, hebben wij op enkele pagina’s van onze website bepaalde conversietags ingesteld. Hiermee kan Google voor ons de conversies meten en de advertentiestatistieken inzichtelijk maken. Op de externe website zal Google in de eerste instantie herkennen dat je op een advertentie hebt geklikt en aan de hand van de conversietags op onze website kunnen bepalen hoe succesvol de advertentie was. Deze conversietags laden wij overigens niet in zonder jouw toestemming.

Lees voor meer informatie hierover het privacybeleid van Google.

ZOHO

Wij maken gebruik van de marketing automation tool ZOHO. Via ZOHO wordt er een cookie / tracking pixel geplaatst op uw computer. Deze cookie stelt ons in staat de communicatie richting u als bezoeker te personaliseren en gericht e-mails te kunnen sturen.

Een volledige lijst van aanwezige cookies is onderaan de pagina te vinden. Deze is tevens opgenomen in onze Cookie Melding die verschijnt wanneer de website voor de eerste keer bezocht wordt.

Meer informatie over Zoho en de AVG wetgeving vind je op deze website: https://www.zoho.com/privacy-commitment.html.

Doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU

Controlyse draagt in principe geen persoonlijke gegevens aan niet EU-landen over zonder jouw toestemming. Buiten de EU vinden alleen verwerkingen plaats van data met landen waarmee de EU een Privacy Shield heeft afgesproken. De door Controlyse gebruikte servers bevinden zich binnen de Europese Unie. Indien jouw vraag betrekking heeft op ondernemingen van Controlyse buiten de Europese Unie, verstrekken wij je gegevens alleen na jouw toestemming. In gevallen waarin persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen die niet hetzelfde beschermingsniveau bieden als binnen de Europese Unie en je niet uitdrukkelijk hebt ingestemd met de overdracht van jouw gegevens naar deze landen, zorgt Controlyse ervoor dat bepaalde contractuele verplichtingen worden overeengekomen met elke dienstverlener in overeenstemming met het toepasselijke recht inzake gegevensbescherming (met inbegrip van de uitvoering van de modelcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie), tenzij Controlyse een beroep kan doen op andere rechtsgrondslagen voor de overdracht van persoonsgegevens.

Opslag en verwijdering van gegevens

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van je website-bezoek meer registreren. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kunt je de handleiding van jouw browser raadplegen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen zolang dit geen invloed heeft op onze verplichtingen vanuit de Fiscale Wetgeving en Jaarrekeningrecht.

Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Controlyse en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@controlyse.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie jouw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, en zeker binnen vier weken, op jeverzoek. Controlyse wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Controlyse neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@controlyse.nl.

Controlyse heeft de volgende maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen:

• Gebruik van een in Europa gehoste Cloud voorziening geleverd door Amazon Webservices en/of Microsoft dat is beveiligd middels Multi-Factor Authentication (MFA).
• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
• TLS (voorheen SSL); wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
• DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat je uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

‍