10 jaar Controlyse
Lessen en inzichten voor controllers
In 2024 viert Controlyse haar 10-jarig jubileum. Dit is een mooi moment om terug te blikken op de ontwikkeling van controllers in het afgelopen decennium en vooruit te kijken naar de toekomst.
Tien jaar ervaring in het luisteren naar en trainen van controllers heeft ons waardevolle inzichten opgeleverd, die we nu graag met jullie willen delen. Hoe hebben controllers zich ontwikkeld? En vooral, hoe kun jij als controller meerwaarde leveren voor de organisatie?
Uit honderden gesprekken met controllers komt steeds weer hetzelfde probleem naar voren: de gebrekkige samenwerking met lijnmanagers en andere ondersteunende afdelingen, waardoor ‘het echte werk’ blijft liggen. Ondanks de investeringen in het optimaliseren van processen met nieuwe systemen in de afgelopen decennia, blijft dit een probleem.
In het verleden trainden we alleen business controllers, maar we merkten al snel dat dit niet genoeg is voor succes. Ondanks goede intenties konden de business controllers hun rol moeilijk vervullen, omdat ze te veel tijd kwijt waren aan rapportages en verantwoording.
Succes in control vereist dan ook meer dan de ontwikkeling van één discipline; het vraagt om een ketenaanpak waarbij alle onderdelen – van financiële administratie tot business control – soepel samenwerken. Helaas zien we nog te vaak dat de control-keten functioneert als los zand en dat mensen zich alleen richten op hun eigen vierkante meter.
1. Voor succes heb je de hele keten nodig
Uit honderden gesprekken met controllers komt steeds weer hetzelfde probleem naar voren: de gebrekkige samenwerking met lijnmanagers en andere ondersteunende afdelingen, waardoor ‘het echte werk’ blijft liggen. Ondanks de investeringen in het optimaliseren van processen met nieuwe systemen in de afgelopen decennia, blijft dit een probleem.
In het verleden trainden we alleen business controllers, maar we merkten al snel dat dit niet genoeg is voor succes. Ondanks goede intenties konden de business controllers hun rol moeilijk vervullen, omdat ze te veel tijd kwijt waren aan rapportages en verantwoording.
Succes in control vereist dan ook meer dan de ontwikkeling van één discipline; het vraagt om een ketenaanpak waarbij alle onderdelen – van financiële administratie tot business control – soepel samenwerken. Helaas zien we nog te vaak dat de control-keten functioneert als los zand en dat mensen zich alleen richten op hun eigen vierkante meter.
In het verleden trainden we alleen business controllers, maar we merkten al snel dat dit niet genoeg is voor succes. Ondanks goede intenties konden de business controllers hun rol moeilijk vervullen, omdat ze te veel tijd kwijt waren aan rapportages en verantwoording.
Succes in control vereist dan ook meer dan de ontwikkeling van één discipline; het vraagt om een ketenaanpak waarbij alle onderdelen – van financiële administratie tot business control – soepel samenwerken. Helaas zien we nog te vaak dat de control-keten functioneert als los zand en dat mensen zich alleen richten op hun eigen vierkante meter.
Focus op gemeenschappelijke doelen
Om de keten goed te laten samenwerken, begin je met een gezamenlijk beeld van hoe je als keten wilt bijdragen aan de organisatiedoelen. Betrek vertegenwoordigers uit alle afdelingen en beantwoord samen drie belangrijke vragen:
1.
Wat gaan wij bijdragen om de doelen te bereiken?
2.
Wanneer vinden we dit een succes?
3.
Wat gaan we hiervoor doen?
Een belangrijke stap die vaak wordt overgeslagen, is het laten goedkeuren van dit plan door de directie. Dit is essentieel, omdat het plan consequenties heeft voor het lijnmanagement en investeringen vereist om betere ondersteuning te realiseren.
Ja, maar… wat als andere afdelingen niet meewerken?
Het kan voorkomen dat je bij het benaderen van bijvoorbeeld de HR-afdeling te horen krijgt: "Jij bent mijn baas niet!" In deze situatie is het belangrijk om niet in discussies te verzanden, maar te focussen op gemeenschappelijke doelen en gedeelde ambities. Vraag elkaar: Waar willen we uitkomen? Hoe komen we daar? Wat heb jij nodig? Wat heb ik nodig? Begrip tonen en luisteren naar elkaar brengt rust in de tent.
Dit vraagt om inlevingsvermogen in de ander. Om dat te bereiken leren wij controllers technieken voor effectieve samenwerking en constructieve gesprekken. Bijvoorbeeld via de consent-methode, waarmee je besluiten neemt op basis van gelijkwaardige besluitvorming en verrijking door verschillen.
Een andere manier is de 'ik-jij-wij-aanpak'. Deze methode voorkomt dat gesprekken uitmonden in een situatie waarin mensen tegenover elkaar komen te staan, en legt de focus op gezamenlijke oplossingen. Zo werk je aan betere samenwerking en een sterker team.
Dit vraagt om inlevingsvermogen in de ander. Om dat te bereiken leren wij controllers technieken voor effectieve samenwerking en constructieve gesprekken. Bijvoorbeeld via de consent-methode, waarmee je besluiten neemt op basis van gelijkwaardige besluitvorming en verrijking door verschillen.
Een andere manier is de 'ik-jij-wij-aanpak'. Deze methode voorkomt dat gesprekken uitmonden in een situatie waarin mensen tegenover elkaar komen te staan, en legt de focus op gezamenlijke oplossingen. Zo werk je aan betere samenwerking en een sterker team.
2. Ken je eigen rol en sterktes
Iedereen binnen de control-keten heeft zijn eigen talenten en positie, net zoals in een hockeyteam. We gaan voor olympisch goud, maar zonder stabiele verdediging krijg je gatenkaas, zonder goed communicerend middenveld kun je de lijnen niet uitzetten, en zonder spitsen met een neus voor kansen scoor je niet. Het is belangrijk om te weten waar jij goed in bent en waar je het liefst speelt.
Dus, vraag jezelf af: waar ligt mijn kracht? Als je hulp nodig hebt om dit te ontdekken, kunnen we een persoonlijk profiel voor je maken op basis van een grondige test (Cattell's 16 persoonlijkheidsfactoren). Deze test biedt een dieper en completer beeld dan de gebruikelijke 3 kleurmodellen. De resultaten worden ingedeeld volgens de 'Big 5', en we zien vaak dat financial controllers andere scores hebben dan business controllers.
Dus, vraag jezelf af: waar ligt mijn kracht? Als je hulp nodig hebt om dit te ontdekken, kunnen we een persoonlijk profiel voor je maken op basis van een grondige test (Cattell's 16 persoonlijkheidsfactoren). Deze test biedt een dieper en completer beeld dan de gebruikelijke 3 kleurmodellen. De resultaten worden ingedeeld volgens de 'Big 5', en we zien vaak dat financial controllers andere scores hebben dan business controllers.
Kies de rol die echt bij je past
Veel controllers voelen zich het meest op hun plek als financial controller, en dat is prima, want er is de komende jaren genoeg werk in dat gebied. Als je liever betrokken bent bij de business en goed kan omgaan met onzekerheid, dan past de rol van business controller waarschijnlijk beter bij jou. De ene rol is niet beter dan de andere, dus laat je niet gek maken: voorkom dat je opbrandt in een rol die niet bij je past.
Wees bovendien alert op rollen die zowel business control als financial control combineren. Deze specialismen vragen om verschillende vaardigheden. Te vaak zie je vacatures waarin business control, financial control en soms zelfs accounting worden samengevoegd. In zo’n functie ben je constant druk en kom je waarschijnlijk niet toe aan business control.
Focus op wat je het beste ligt, dan haal je het meeste uit je werk en draag je optimaal bij aan je team.
Wees bovendien alert op rollen die zowel business control als financial control combineren. Deze specialismen vragen om verschillende vaardigheden. Te vaak zie je vacatures waarin business control, financial control en soms zelfs accounting worden samengevoegd. In zo’n functie ben je constant druk en kom je waarschijnlijk niet toe aan business control.
Focus op wat je het beste ligt, dan haal je het meeste uit je werk en draag je optimaal bij aan je team.
3. Creëer tijd en ruimte voor strategische waarde
voelen zich gevangen in het ritme van de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus), waardoor er weinig ruimte overblijft om andere zaken op te pakken. Een van de manieren waarop we controllers ondersteunen, is door in onze trainingen aandacht te besteden aan tijdbeheer: waar haal je die extra tijd vandaan?
Kijk daarom eens kritisch naar je werkzaamheden:
Kijk daarom eens kritisch naar je werkzaamheden:
1.
Wat doe je als controller?
2.
Voor wie doe je dit?
3.
Waarom doe je dit?
Vaak streven controllers naar perfectie, maar is dat altijd nodig? Moet je altijd een Ferrari bouwen, of volstaat een Volkswagen ook? Als een manager slechts 20 procent van jouw aangeleverde financiële rapportage relevant vindt en gebruikt voor inzicht en bijsturing, waarom blijf je dan trouw die andere 80 procent opleveren? En waarom maak je maandelijks complexe rapportages als het managementteam een sturingscyclus per kwartaal heeft?
Dit is waar lean werken goed van pas komt. Lean draait om het verminderen van verspilling en het focussen op wat echt waarde toevoegt. We zien vaak dat control-teams zo'n 20% tijd kunnen besparen door kritisch te kijken naar hun werkzaamheden en bewust stil te staan bij de toegevoegde waarde ervan.
Probeer het maar eens met je team – iedereen heeft wel voorbeelden van taken of producten die minder of niet meer nodig zijn.
Dit is waar lean werken goed van pas komt. Lean draait om het verminderen van verspilling en het focussen op wat echt waarde toevoegt. We zien vaak dat control-teams zo'n 20% tijd kunnen besparen door kritisch te kijken naar hun werkzaamheden en bewust stil te staan bij de toegevoegde waarde ervan.
Probeer het maar eens met je team – iedereen heeft wel voorbeelden van taken of producten die minder of niet meer nodig zijn.
Ja, maar…we doen werk wat eigenlijk niet bij ons hoort
Het komt maar al te vaak voor dat controllers taken oppakken die eigenlijk niet bij hun rol horen. Misschien herken je het wel: omdat de financiële administratie druk is met het verzamelen van data, ondersteunen financial controllers de administratie bij de maandafsluiting, terwijl business controllers werk van financial controllers overnemen. Dit noemen we 'terugwaartse integratie'.
Het gevolg is dat controllers niet toekomen aan het leveren van echte meerwaarde, omdat ze vooral bezig zijn met het opvangen van werk dat eigenlijk niet bij hen hoort.
De oplossing? Begin bij de basis en doe het samen. Ga het gesprek aan met de lijnorganisatie:
● Achterhaal waarom collega's uit de lijnorganisatie hun data niet zelf, niet op tijd of niet volledig in de systemen zetten.
● Maak duidelijk wat de meerwaarde is voor de organisatie als controllers zich kunnen richten op het ‘echte werk’.
Zo voorkom je dat je blijft vastlopen
Het gevolg is dat controllers niet toekomen aan het leveren van echte meerwaarde, omdat ze vooral bezig zijn met het opvangen van werk dat eigenlijk niet bij hen hoort.
De oplossing? Begin bij de basis en doe het samen. Ga het gesprek aan met de lijnorganisatie:
● Achterhaal waarom collega's uit de lijnorganisatie hun data niet zelf, niet op tijd of niet volledig in de systemen zetten.
● Maak duidelijk wat de meerwaarde is voor de organisatie als controllers zich kunnen richten op het ‘echte werk’.
Zo voorkom je dat je blijft vastlopen
4. Stop met overtuigen, begin met luisteren
Net als iedereen denk je als controller vaak na over de toegevoegde waarde van je werk. De volgende stap lijkt dan logisch: je wilt je klant overtuigen van die waarde. Daarom willen veel controllers hun overtuigingskracht verder ontwikkelen. Maar zelfs na een cursus 'overtuigen voor gevorderden' merk je vaak dat hoe meer je probeert te overtuigen, hoe meer de klant zich terugtrekt. Frustrerend! Maar er is een betere aanpak: stop met overtuigen en begin met luisteren.
Meerwaarde leveren begint bij een goed gesprek. Stel in een gesprek met een lijnmanager drie simpele vragen:
Meerwaarde leveren begint bij een goed gesprek. Stel in een gesprek met een lijnmanager drie simpele vragen:
1.
Waar ben je mee bezig/wat probeer je te bereiken?
2.
Waar loop je hierbij tegenaan?
3.
Zijn er zaken die het je makkelijker zouden maken?
Als je gesprekspartner merkt dat je oprechte interesse hebt en wilt helpen, krijg je vaak gratis en voor niets waardevolle informatie terug. Zo ontdek je precies waar je kunt inspringen om de doelen van de ander te realiseren. Dát is pas echt waarde toevoegen: werken vanuit het perspectief van de klant, oftewel outside-in. Het logische gevolg? Waardering. En de volgende keer vragen ze je vanzelf weer om mee te denken.
Controllers, pak je kansen!
Controllers spelen een cruciale rol in het ondersteunen van organisaties, vooral in tijden van verandering en uitdaging. En de maatschappelijke sector staat voor flinke uitdagingen: betaalbare zorg voor iedereen, voldoende woningen, goed onderwijs – de lijst is lang. Organisaties hebben je meer dan ooit nodig om te kunnen sturen en om goede beslissingen te nemen.
Dus ontwikkel jezelf, bekwaam je in het samenspel met de lijn en andere ondersteuners, versterk het adaptief vermogen en draag proactief je steentje bij aan het behalen van de strategische doelen van jouw organisaties.
Dus ontwikkel jezelf, bekwaam je in het samenspel met de lijn en andere ondersteuners, versterk het adaptief vermogen en draag proactief je steentje bij aan het behalen van de strategische doelen van jouw organisaties.
Bedankt! Uw inzending is ontvangen!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het verzenden van het formulier.
Het hele artikel lezen?
Geïnteresseerd in wat wij hebben geleerd de afgelopen 10 jaar? We delen het graag met je.
Bedankt! Uw inzending is ontvangen!
Oeps! Er is iets misgegaan bij het verzenden van het formulier.
Tijdelijk een controller nodig? Of interesse in ontwikkelen van Controllers?
Maak contact met een specialist van controlyse
